Sommerafslutningen i institutionen eller foreningen har en fast rytme: nogen står for boderne, nogen står for musikken, og nogen opdager en time inde i festen, at der er kø til det eneste bord, hvor der er noget koldt at drikke. Køen skyldes sjældent, at der er for lidt at give af. Den skyldes næsten altid, at kapaciteten pr. time er sat for lavt i forhold til, hvor mange der kommer på én gang.

Kort om artiklen: Her får du overblikket over, hvor mange portioner I skal regne med pr. barn, hvordan I omsætter det til kapacitet, hvad hygiejnen kræver undervejs, og hvordan dagen kan planlægges, så bemandingen passer til presset.

Hvad I skal have styr på, før I sætter et tal på

Det første tal er antallet af gæster, og det er sjældent det samme som antallet af børn. Til en sommerafslutning møder mange forældre og søskende op, og de drikker også noget. Regner I med 80 børn og en voksen pr. barn, er I reelt oppe på 160 personer, selv før naboer og bedsteforældre tælles med.

Det næste tal er forbruget pr. person. Til en tre timers eftermiddagsfest med sol er en rimelig antagelse halvanden portion pr. barn og en portion pr. voksen. Med 80 børn og 80 voksne giver det 80 × 1,5 + 80 × 1 = 200 portioner. En almindelig portion i et lille bæger ligger omkring to decilitre, så 200 portioner svarer til cirka 40 liter i alt.

Det tredje tal er tiden. 200 portioner fordelt over tre timer er i gennemsnit knap 70 portioner i timen — men fordelingen er aldrig jævn. Erfaringen fra eventarrangører er, at omkring halvdelen af salget falder i den første time, hvor alle ankommer samtidig. Det er den time, kapaciteten skal dimensioneres efter, ikke gennemsnittet.

• Tæl voksne med. De drikker mindre end børnene, men de er der.
• Regn i portioner først, og omsæt derefter til liter. To decilitre pr. bæger er et praktisk udgangspunkt.
• Dimensionér efter spidsbelastningen i den første time, ikke efter gennemsnittet over hele festen.
• Læg et tillæg oveni til spild, prøvesmagning og det bæger, der bliver tabt. En tommelfingerregel blandt arrangører er omkring ti procent.

Antallet af kamre afgør, om køen opstår

En slushicemaskine har et eller flere kamre, og hvert kammer rummer en bestemt mængde færdig slushice. Når kammeret er tømt, skal der fyldes op og køles ned igen, og i den periode er der ikke noget at hælde op. Med ét kammer betyder det, at bordet står stille i en periode midt i den travleste time. Med to kamre kan man tømme det ene, mens det andet stadig er koldt, og vælger man to forskellige smage, falder køen yderligere, fordi færre står og tøver ved bordet.

En tommelfingerregel blandt eventarrangører er, at man bør have kapacitet til hele spidsbelastningen stående klar fra start, frem for at regne med at kunne fylde op undervejs. Skal der leveres omkring 100 portioner i den første time, og rummer ét kammer omkring 12 liter, hvilket er en almindelig størrelse på de mindre maskiner — altså 60 portioner à to decilitre — er ét kammer ikke nok, mens to kamre giver 120 portioner klar fra start og dermed luft. Afvejningen mellem antal kamre, kapacitet og genopfyldningstid er gennemgået i kammerguiden til slushicemaskiner. Kort fortalt går grænsen dér, hvor genopfyldningstiden bliver længere end pausen mellem to hold gæster.

Der er også en praktisk side. Et kammer skal fyldes med færdigblandet væske, og blandingen skal være rigtig, før den hældes i. Blander man for tyndt, bliver resultatet vandet og fryser dårligt. Blander man for tykt, tager nedkølingen længere tid. Det er værd at afprøve blandingen dagen før frem for at stå med den midt i festen.

Portioner, liter og bemanding i tal

Herunder står de samme udregninger som ovenfor sat op ved siden af hinanden, så I kan finde den række, der ligner jeres dag. Tallene er ikke normer.

Dagen time for time

En plan, hvor maskinen tændes samtidig med, at gæsterne ankommer, går galt hver gang. Nedkøling tager tid, og den tid skal ligge før festen, ikke i den.

1. Dagen før: bland koncentrat og vand efter anvisningen, og smag på resultatet. Sæt bægre, låg og sugerør frem i den kasse, der skal med ud.
2. Halvanden time før start: tænd maskinen og fyld kamrene. Nedkøling til den rigtige konsistens tager typisk den længste tid af alt på listen.
3. En time før start: stil bordet op med bægre inden for rækkevidde og en spand til affald ved siden af. Mærk spandene tydeligt, så oprydningen ikke bliver en opgave for én person bagefter.
4. Ved start: sæt to voksne på bordet i den første time. Én hælder op, én holder styr på kø og bægre. Efter den første time kan I gå ned til én.
5. Midtvejs: tjek konsistensen. Bliver den for blød, er kammeret ved at være tomt, eller låget har stået åbent for længe.
6. Efter festen: tøm og skyl kamrene samme dag. Rester, der står natten over, er langt sværere at få rene.

Hygiejnen fortjener et ord med på vejen, fordi den er nem at glemme, når 200 portioner skal ud på tre timer. Fødevarestyrelsens råd om god køkkenhygiejne fremhæver blandt andet håndvask og hurtig nedkøling som de vaner, der har størst betydning i praksis. Konkret betyder det, at der skal stå håndsprit ved bordet, at den, der hælder op, ikke også håndterer affald, og at bægre opbevares tildækket, indtil de skal anvendes.

Sådan står regnestykket kort

Regnestykket er kort: antal gæster gange forbrug pr. gæst giver portioner, portioner gange to decilitre giver liter, og halvdelen af det hele skal kunne leveres i den første time. Er kapaciteten sat efter den time, kører bordet af sig selv resten af eftermiddagen — og så kan de voksne bruge tiden på festen frem for på køen.